移行に伴う現場トレーニングプログラムの設計方法

「新システムを導入したのに、現場がなかなか使ってくれない」——システム移行の担当者からよく聞かれる悩みのひとつです。システム自体の機能や性能に問題がなくても、使い方が十分に伝わっていなければ、現場は使い慣れた旧システムやExcelに戻ってしまいます。

多くの場合、原因はシステムそのものではなく、トレーニングの設計にあります。マニュアルを配布して説明会を一度開くだけでは、日々異なる業務を抱える現場全員に定着させることは難しいものです。トレーニングを「導入時の一イベント」ではなく、定着を見据えたプログラムとして設計することが重要です。

この記事では、システム移行に伴う現場トレーニングプログラムの設計方法を解説します。

この記事の要点（30秒でわかるまとめ）

• トレーニングは対象者の役割ごとに内容を分けることで理解度が高まりやすい
• 一度の説明会ではなく、移行前・移行直後・移行後の3段階で設計するのが効果的
• 現場で質問できる窓口を用意することが定着のカギになる
• マニュアルは作って終わりにせず運用しながら更新する前提で作る

トレーニングが定着につながらない理由

結論：トレーニングが定着につながらない主な理由は、全員に同じ内容を一度だけ説明する形式になっており、役割ごとの使い方の違いや、実際に使い始めてから出てくる疑問に対応できていないことにあります。

入力担当者と承認担当者、管理者では、システムの使い方も必要な知識も異なります。全員に同じ説明を一度行うだけでは、それぞれの立場で本当に必要な操作が十分に伝わらないことがあります。マニュアル自体の作り方については、移行時のマニュアル・説明会設計の進め方でも解説しています。

現場トレーニングプログラムの設計方法

結論：対象者の役割ごとに内容を分け、移行前・直後・後の3段階でトレーニングを設計することで、現場への定着を促すことができます。

ステップ1：対象者を役割別にグルーピングする

結論：入力担当者・承認担当者・管理者など役割別にグループを分け、それぞれが実際に使う機能に絞ってトレーニング内容を設計することで、理解度と実用性を高めることができます。

全員同じ内容ではなく、必要な範囲に絞ることで、現場の負担感も軽減しやすくなります。

ステップ2：移行前・直後・後の3段階で実施する

結論：トレーニングを移行前の事前説明、移行直後のオンサイトサポート、移行後のフォローアップという3段階に分けることで、「説明を受けたときは分かったが実際に使うと分からない」という状態を減らせます。

移行直後は、実際の業務の中で使ってみて初めて出てくる疑問が多く発生します。この期間に質問しやすい環境を用意しておくことが、定着の分岐点になります。

ステップ3：現場で質問できる窓口を用意する

結論：マニュアルだけでは解決できない疑問に対応するため、移行直後の一定期間は気軽に質問できる窓口を用意することが、不安からくる旧システムへの回帰を防ぐ効果があります。

チャットツールでの質問窓口や、一定期間常駐するサポート担当者を設けるなど、規模や予算に応じた形で設計できます。並行稼働期間中のサポート体制については、移行後の並行稼働サポート期間をどう設計するかでも詳しく解説しています。

ステップ4：マニュアルは運用しながら更新する前提で作る

結論：マニュアルを移行前に完璧に作り込むのではなく、運用開始後に現場から出てくる質問や誤操作のパターンを反映して更新していく前提で設計することで、実態に合った内容に近づけることができます。

移行前に想定していなかった使い方や疑問点は、実際に運用が始まってから見えてくることが多くあります。マニュアルを固定的なものと考えず、継続的に改善していく運用を前提にしておくことをおすすめします。関係者間の役割分担については、移行プロジェクトにおける担当者の役割分担も参考になります。

よくある質問（FAQ）

Q. トレーニングはどのくらいの期間を確保すべきですか？ A. システムの複雑さや対象人数によって異なりますが、移行前の説明から移行後のフォローアップまで含めて、数週間から1〜2ヶ月程度を見込むケースが多く見られます。

Q. 現場の人数が多い場合、全員に個別説明は必要ですか？ A. 役割別の代表者にまず説明し、その後現場内で展開してもらう方法を取るケースもあります。規模に応じた進め方を検討することをおすすめします。

Q. トレーニング担当者は社内で用意すべきですか？ A. 社内の情報システム担当者が担うケースと、開発を担当したパートナーが支援するケースの両方があります。体制に応じて適切な形を選ぶとよいでしょう。

Q. トレーニング後も定着しない場合はどうすればよいですか？ A. 利用状況のデータを確認し、特定の操作や機能で離脱が起きていないかを分析した上で、追加のフォローアップを検討することをおすすめします。

まとめ

システム移行におけるトレーニングは、全員に同じ内容を一度説明するだけでは定着につながりにくいものです。対象者を役割別に分け、移行前・直後・後の3段階でプログラムを設計し、現場が質問できる窓口を用意することで、定着を後押しすることが見込めます。マニュアルも完成品ではなく、運用しながら更新していく前提で設計することが望ましいでしょう。

Irwin&co株式会社では、システム開発だけでなく、現場への定着を見据えたトレーニング設計のご支援や、生成AI活用に関する研修サービスも提供しています。移行に伴うトレーニング設計に不安がある方は、AI研修サービスの詳細をご覧いただくか、お問い合わせから一度ご相談ください。