定量化しにくいシステム投資効果の評価方法

「コスト削減効果は説明できるが、業務品質の向上やミスの減少をどう数字にすればいいか分からない」——システム投資のROIを説明しようとする担当者から、こうした悩みが聞かれることがあります。残業時間の削減やライセンス費の圧縮といった効果は比較的数値化しやすい一方、「属人化が解消される」「ヒューマンエラーが減る」といった効果は、金額に換算しづらいという特性があります。

とはいえ、定量化しにくい効果が存在しないわけではありません。間接的な指標を組み合わせたり、発生頻度と影響度で整理したりすることで、経営陣に伝わる形で説明することは十分に可能です。

この記事では、業務品質の向上やリスク低減といった定量化しにくいシステム投資効果を、どのように評価し説明していくかを整理します。

この記事の要点（30秒でわかるまとめ）

• 定性効果は**「頻度」と「影響度」のマトリクスで整理する**と説明しやすくなる
• ヒューマンエラーの削減効果は間接的な指標（手戻り件数など）を代理変数にする方法が有効
• 属人化の解消は**「不在時の業務継続性」という観点**から説明すると伝わりやすい
• 定性効果は定量効果を補完する位置づけとして説明するのが基本的な考え方

定性効果を「頻度×影響度」で整理する

結論：定量化しにくい効果は、発生頻度と発生した場合の影響度という2つの軸で整理すると、相対的な重要度が伝わりやすくなります。

ミスの削減やリスク低減といった効果は、金額に換算することが難しくても、「どのくらいの頻度で起きていた問題か」「起きた場合にどの程度の影響があったか」という軸で整理することができます。例えば、頻度は低いが起きた場合の影響が大きい問題（重大なデータ入力ミスなど）は、金額換算が難しくても優先度の高い課題として説明できます。このような整理は、システム投資のROIを「機会損失」の視点で測る考え方で紹介している機会損失の考え方とも相性がよい方法です。

ヒューマンエラー削減効果を間接指標で示す

結論：ヒューマンエラーの削減効果は、直接の金額換算が難しくても、手戻り件数や再確認作業の件数といった間接指標を代理変数として示すことができます。

ヒューマンエラーが減ったこと自体を直接数値化することは難しいものの、「入力ミスによる手戻り件数」「顧客からの問い合わせ・クレーム件数」といった間接的な指標であれば、導入前後で比較することが可能です。これらの指標が減少傾向にあることを示せれば、定性的な効果であっても説明力のあるデータとして活用できます。

属人化の解消は「業務継続性」の観点で説明する

結論：属人化の解消効果は、金額換算が難しくても「担当者が不在でも業務が止まらない状態」という業務継続性の観点で説明すると、経営陣に伝わりやすくなります。

特定の担当者しか対応できない業務が多い組織では、その担当者が休職・退職した場合に業務が止まるリスクを抱えています。システム化によって業務知識やノウハウがシステムに蓄積され、他の担当者でも引き継ぎやすくなることは、事業継続性の観点から重要な効果です。この効果は「もし主担当者が不在になったら」という仮定のシナリオで説明すると、経営陣にとって実感しやすい説明になります。

定性効果を定量効果の「補完」として位置づける

結論：定性効果は単独で投資判断の根拠にするのではなく、定量的な効果を補完する位置づけで説明するのが実務的な進め方です。

経営陣の意思決定では、やはり定量的な数字が判断の中心的な根拠になることが多いのが実情です。そのため、定性効果は「この投資には、数字に表れる効果に加えて、こうしたリスク低減効果も見込める」という補完的な説明として位置づけるのが現実的です。定量効果の算出方法についてはCRM/SFA投資の費用対効果はこう計算するでも解説していますので、両方を組み合わせた説明資料を作る際の参考にしてください。

定性効果の説明に使える整理表の例

結論：定性効果を整理する際は、効果の種類・対象業務・期待される変化を一覧化しておくと、説明資料として使いやすくなります。

よくある質問（FAQ）

Q. 定性効果だけで投資の承認を得ることは可能ですか？ A. 制度や企業の文化によって異なりますが、定量効果の説明と組み合わせて提示する方が、承認を得やすくなる傾向があります。定性効果のみで説明する場合は、より具体的な根拠やリスクシナリオの提示が求められることが多くなります。

Q. 間接指標はどのくらいの期間で比較すればよいですか？ A. 業務の季節性にもよりますが、少なくとも導入前後で同じ期間（四半期単位など）を比較することが望ましいとされています。

Q. 定性効果を測るための専用の指標設計は必要ですか？ A. 大掛かりな指標設計をしなくても、既存の業務データ（問い合わせ件数、手戻り件数など）を活用できる場合が多くあります。導入効果の指標設計全体については、システム投資のKPI設計に関する記事も参考になります。

Q. 定性効果の説明は誰が担当すべきですか？ A. 現場の実態を最もよく把握している担当者が、具体的なエピソードを添えて説明する方が、経営陣にとって説得力のある説明になりやすいといえます。

まとめ

定量化しにくいシステム投資効果は、「頻度×影響度」での整理、間接指標の活用、業務継続性の観点からの説明といった方法で、経営陣に伝わる形に整理することができます。定性効果は定量効果を補完する位置づけとして説明することで、投資判断全体の説得力を高めることができます。

Irwin&co株式会社では、要件定義の段階で現場の課題を丁寧にヒアリングし、定量・定性の両面から投資効果を整理する支援を行っています。システム投資効果の整理についてのご相談は、お問い合わせから、予算化の進め方についてはシステム投資の予算確保と次年度予算への組み込み方もあわせてご覧ください。