デイサービス・通所介護施設のAI活用：記録業務の負担軽減

「送迎から入浴・レクリエーションの対応に追われ、記録の入力は結局終業後にまとめてやることになる」——デイサービスや通所介護施設の職員からは、こうした悩みがよく聞かれます。利用者ごとの様子やバイタル、提供したサービス内容を記録に残す作業は、ケアそのものと同じくらいの時間がかかる、という相談が寄せられます。

こうした課題に対して、生成AIを活用した業務システムの導入が選択肢として注目されています。現場でのメモや声かけ内容から記録の下書きを作成したり、家族向けの連絡帳作成を効率化したりといった形で、定型的な作業の多くはAIによる自動化・効率化の余地があります。

この記事では、デイサービス・通所介護施設における記録業務を、AIでどのように効率化できるのかを具体的に解説します。なお、ケアプランの変更や医療的判断そのものについては、最終的な確認は専門職の判断に基づく必要がある点にあらかじめご留意ください。

この記事の要点（30秒でわかるまとめ）

• 利用者の様子をメモした断片的な情報から、ケア記録や連絡帳の下書きをAIが生成できる可能性がある
• 利用者ごとの過去の記録をAIで横断的に検索・参照できるようにすることで、引き継ぎがスムーズになる
• AIはあくまで「下書き・補助」であり、記録内容の最終確認はスタッフ自身が行う前提で設計する必要がある
• 記録作成の負担が減れば、利用者との関わりに充てられる時間を増やせる可能性がある

利用者記録・連絡帳の作成業務でAIが担える役割

結論：AIは現場でのメモや声かけ内容から、ケア記録や家族向け連絡帳の下書き作成を担うことで、記録作成にかかる時間を圧縮できる可能性があります。

デイサービス・通所介護の現場では、利用者一人ひとりの食事・入浴・レクリエーションへの参加状況、体調の変化などを記録に残す必要があります。さらに家族向けの連絡帳には、記録とは別の言葉遣いで様子を伝える文章を作成することも多く、同じ内容を複数の形式でまとめ直す手間が発生しがちです。

記録や連絡帳の文章はあくまで下書き・提案としての活用が前提であり、最終的な内容の確定はスタッフ自身の確認・判断を経る運用設計が不可欠です。議事録・商談メモからのAI自動入力で紹介している仕組みの考え方は、現場のメモから文章を構造化するという点で、介護記録にも応用できる技術です。

多職種・家族との情報共有を効率化する

結論：記録データを構造化して蓄積することで、スタッフ間の引き継ぎや家族・ケアマネジャーとの情報共有がスムーズになります。

通所介護施設では、日々の利用者の様子をスタッフ間で引き継ぐ必要がありますが、紙の記録やメモが中心だと、過去の経過を振り返るのに時間がかかるという声が聞かれます。また、家族やケアマネジャーから状態の変化について質問を受けた際、過去の記録をすぐに参照できないと対応が遅れてしまいます。

こうした課題に対しては、記録を自然言語で検索できる仕組みを整えることで、「先月から歩行が不安定になっていないか」といった問いに対しても、過去の記録を横断的に確認しやすくなります。訪問看護ステーションのAI活用でも紹介しているように、在宅・通所を問わず、記録データの横断検索は介護・看護分野で共通して効果が見込める領域です。

記録以外に効率化できる業務

結論：デイサービス・通所介護施設では、記録以外にも送迎スケジュールや利用実績の集計といった定型業務にAI活用の余地があります。

• 送迎スケジュールの調整：利用者の送迎順・時間帯の希望を踏まえた最適な送迎ルートの提案
• 利用実績の集計：介護保険請求に必要な利用実績データの事前整理
• 職員研修・情報共有：新人職員向けに過去の対応事例をまとめて参照できる仕組み

これらの業務を部分的にAIへ委ねることで、現場スタッフの負担を軽減できる可能性があります。

導入時に気をつけたいポイント

結論：AIの出力はあくまで下書き・提案であり、記録内容の最終確認やケアプランに関わる判断は専門職自身の確認を経る運用を前提に設計することが不可欠です。

介護記録は利用者の状態把握や多職種連携の基盤となる重要な情報であるため、AIの出力をそのまま記録として確定させることにはリスクが伴います。システム設計の段階で、AIが生成した記録案や連絡帳の文章には必ずスタッフによるレビューのステップを組み込んでおくことが重要です。

また、利用者の個人情報・健康情報という機密性の高いデータを扱うため、アクセス権限の管理やデータの取り扱いについても事前に十分な検討が必要です。導入を検討する際は、個別の業務フローに合わせたシステム設計について、開発会社と具体的な要件を詰めていくことをおすすめします。Irwin&co株式会社ではAI研修も提供しており、システム導入と併せて現場スタッフがAIを使いこなすための支援も行っています。

よくある質問（FAQ）

Q. AIが作成した記録や連絡帳はそのまま使えますか？ A. AIの出力は下書き・提案としての活用が前提であり、最終的な内容の確定はスタッフ自身の確認・判断を経る必要があります。

Q. 既存の介護記録ソフトと連携させることは可能ですか？ A. 一般的にはAPI連携などの方法で既存システムと組み合わせることが可能ですが、具体的な連携方法はシステムごとに異なるため、個別に確認が必要です。

Q. スタッフがAI操作に不慣れでも導入できますか？ A. 入力の仕組みをできるだけシンプルにする設計や、導入時の研修を組み合わせることで、不慣れなスタッフでも使い始めやすくなるケースが多いといえます。

Q. 利用者の個人情報のセキュリティは大丈夫ですか？ A. 個人情報・健康情報という機密性の高いデータを扱うため、アクセス権限管理やデータの取り扱いについては、開発会社と事前に十分な設計検討を行うことが重要です。

まとめ

デイサービス・通所介護施設における記録業務は、現場メモからの記録・連絡帳の下書き生成や、過去記録の横断検索といった形でAIによる効率化の余地があります。一方で、記録内容の最終確認やケアプランに関わる判断は専門職自身の確認を前提に設計する必要があり、AIはあくまで補助的な役割として位置づけることが重要です。

Irwin&co株式会社は生成AI特化の受託開発を行っており、業種特有の業務フローに合わせたシステム設計に対応しています。初回商談では実際に動くデモを無償で提示しながら要件を整理する進め方をとっているため、導入イメージを具体的に確認したうえで検討を進めることができます。デイサービス・通所介護施設でのAI活用については、お問い合わせからお気軽にご相談ください。